Вероника Чмыхова
В небольших компаниях часто возникает хаос из-за отсутствия чётких регламентов, но можно навести порядок без их создания. В своём видео на YouTube консультант по систематизации и оптимизации бизнес-процессов Вероника Чмыхова делится простым и эффективным способом решения этой проблемы с помощью матрицы обязанностей. С большим опытом работы в систематизации бизнеса Вероника помогает предпринимателям наладить процессы, сэкономить время и сосредоточиться на развитии компании.
Видео Как обойтись без регламентов в маленькой компании
Почему предприниматели избегают регламентов
Отвлекающие факторы
Но так или иначе, вы сталкиваетесь с ситуациями, когда сотрудники приходят с вопросами: «Как это нужно сделать?», «Когда сдавать?», «Кто за это отвечает?», «Кому передать?». Вам приходится объяснять всё заново, разбираться в ситуациях и отвечать на вопросы. А стоит вам начать писать регламенты, как тут же отвлекают — то бухгалтер прибежит с документами, то сотрудник с вопросом, то клиент позвонит с проблемой. И так жизнь проходит, а регламенты остаются не написанными.
Хаос в задачах сотрудников
Что же с этим делать? При этом сотрудники продолжают работать кто как считает нужным, а вы бегаете между ними, думая, как решить проблему. Чаще всего на ум приходит мысль: «Надо написать регламенты». Но давайте честно: чтобы их написать, нужно сесть и выделить время, которого и так нет. А потом придётся объяснять сотрудникам, зачем это нужно, и мириться с тем, что регламенты никто не читает. В итоге вы и так работаете за троих, а тут ещё и королём регламентов станете — совсем с ума сойдёте!
Как обойтись без регламентов в маленькой компании
Что такое матрица обязанностей
Но есть небольшой секрет: в маленькой компании на начальном этапе можно обойтись без регламентов. Скорее всего, ваши сотрудники уже примерно понимают, что им нужно делать, и вы не нанимаете новичков с нуля. Основная причина хаоса — отсутствие чётко определённых зон ответственности. Сотрудники не знают, за что именно отвечают, какой результат от них ждут. Сегодня задача одна, завтра — другая, и это приводит к путанице.
Как составить матрицу обязанностей
Если у вас небольшая команда (3–10 человек), вместо регламентов можно создать таблицу под названием «Матрица обязанностей». Эта таблица отвечает на два ключевых вопроса: кто за что отвечает и какой конечный результат должен быть достигнут каждым сотрудником.
Составить такую таблицу несложно. Берёте все должности, которые есть в компании, и прописываете обязанности для каждой из них. Например: «Принимать заявки», «Вести оплаты», «Передавать оплаченные заказы в производство». Для каждой должности определяете также ЦКП — ценный конечный продукт. Это тот результат, за который сотрудник в итоге отвечает. Например, для менеджеров по продажам это выполненный план продаж и полученные оплаты.
Этапы работы с матрицей обязанностей
Составление таблицы
Что нужно сделать:
- Составьте таблицу «Матрица обязанностей».
Обсуждение с сотрудниками
- Обсудите её с сотрудниками, объясните, зачем она нужна, и покажите, какой результат вы от них ждёте.
Анализ и доработка
- В течение 2–3 недель наблюдайте за работой сотрудников, добавляйте новые обязанности, если они появляются. Постепенно доработайте таблицу до более полного варианта.
Заключение
Надеюсь, моя мысль стала понятна. Для маленькой компании на первом этапе систематизации достаточно создать такую матрицу обязанностей.
Чтобы сэкономить ваше время, я предлагаю воспользоваться готовым шаблоном матрицы обязанностей, а также примерами ЦКП для разных должностей. Вы найдёте ссылку на шаблон под этим видео. Переходите, скачивайте, и пусть это поможет вам быстрее наладить процессы в компании.
Меня зовут Вероника Чмыхова, я консультант по систематизации и оптимизации бизнес-процессов.
