Как создать эффективные регламенты для бизнеса, чтобы сэкономить время и упростить управление

В этой статье мы рассмотрим важную тему — регламенты в бизнесе, их значение и способы эффективного применения. На основе видео, подготовленного Павлом Котовым с канала «Бизнес в стиле рэп«, будет дано подробное объяснение, как правильно создавать и внедрять регламенты, чтобы они стали мощным инструментом для управления бизнесом.

“Павел Котов — эксперт с более чем 15-летним опытом в управлении и оптимизации бизнес-процессов. За свою карьеру он управлял сетью розничных магазинов и интернет-магазином, руководил проектом переезда фулфилмент-центра Али-Экспресс площадью 10 000 м², возглавлял консалтинговую компанию с более чем 400 сотрудниками и 100 клиентами. Также он разрабатывал и внедрял системы управления и управленческого учета для более чем 50 компаний. Его богатый опыт поможет вашему бизнесу достичь новых высот, а сегодняшняя статья основана на его экспертизе и рекомендациях по созданию регламентов.”

Оглавление

FAQ — коротко что в статье

Статья на основе рекомендаций Павла Котова поможет вам лучше понять, как регламенты могут улучшить эффективность вашего бизнеса и сделать управление более структурированным.

С точки зрения Википедии, регламент — это документ, который перечисляет и описывает по порядку шаги, которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов.

Определение регламента

Другими словами, регламент — это простая пошаговая инструкция, которая должна объяснять человеку, как выполнить тот или иной бизнес-процесс, и указывать сроки, а также дополнительные условия выполнения этого процесса.

Чтобы разобраться, зачем нужны регламенты, прежде всего нужно понять, что происходит, когда их нет в компании.

Какие проблемы возникают у руководителя при отсутствии регламентов в компании?

1. Первая проблема, которая возникает у руководителя или собственника компании при отсутствии регламентов, — это необходимость обучать каждого нового сотрудника с нуля. Неважно, кто приходит на работу — будь то менеджер по продажам или кладовщик — вам придется объяснять ему, что конкретно делать и как выполнять свою работу. Это, безусловно, отнимает много времени и сил.
   
   В результате возникает избыточная зависимость руководителя от сотрудников. Например, если человек работает плохо, его давно пора бы уволить, но, зная, сколько усилий уйдет на обучение нового сотрудника, руководитель часто откладывает это решение. Сотрудники становятся незаменимыми.
2. Второй момент: при отсутствии регламентов между руководством и сотрудниками возникает разрыв в коммуникации. Как бы подробно вы ни объясняли человеку, что он должен делать, он может вас неправильно понять, забыть или исказить информацию. Возможно, вы сами не очень хорошо объясняете, ведь не все обладают врожденным педагогическим талантом. Это приводит к спорным ситуациям, конфликтам.
   
   Кроме того, если в компании нет регламентов, отсутствует база данных о том, как выполнять тот или иной процесс. В случае, если вы забудете, как выполнять задачу, или наймете нового человека, некуда будет обратиться за инструкцией. Бывают случаи, когда ценный сотрудник, который стоял у истоков компании, внезапно уходит, оставляя после себя «выжженную землю» — никто не знает, как выполнять его задачи.

Поэтому необходимо требовать от сотрудников составлять хотя бы минимальные регламенты, описывающие их работу.

Основные функции регламентов

Итак, какие функции выполняют регламенты? Во-первых, это обучение сотрудников. Регламент помогает новому сотруднику быстрее адаптироваться и понять, какие у него обязанности и как их выполнять. Во-вторых, регламент служит своего рода законом, который регулирует процессы. В любой спорной ситуации можно обратиться к нему и понять, кто прав, а кто виноват. Если такого документа нет, разобраться будет намного сложнее.

Регламент также снижает зависимость бизнеса от конкретных сотрудников, потому что вся информация о том, чем они занимаются, зафиксирована на бумаге.

Какими должны быть регламенты?

Часто предприниматели боятся составлять регламенты, потому что они ассоциируются с чем-то сложным, написанным непонятным языком на 15-20 страницах. Однако, когда вы пишете регламенты для своей компании, помните, что ваша задача — просто объяснить сотруднику, как выполнить задачу. Регламенты должны быть написаны простым языком, быть краткими, но содержательными, и включать всю необходимую информацию.

Существуют разные форматы регламентов: текстовый, блок-схемы, скринкасты, видео или аудио-регламенты. Главное — чтобы регламент выполнял свою задачу: обучал сотрудника и объяснял, как справляться с обязанностями.

Как составить работающий регламент?

Прежде чем писать регламент, я советую сформулировать для себя ЦКП — ценный конечный продукт. Опишите, какой результат вы хотите получить на выходе. Например, для менеджера по продажам ЦКП — это заключенная сделка или полученные деньги. Для менеджера по обработке заявок — это переданный лид с полными контактными данными.

После того как вы определили ЦКП, можно приступать к написанию регламента. Советую начать с диктофонной записи, где вы последовательно рассказываете, как выполнять процесс. Затем можно прослушать запись и перенести её на бумагу. Важно также собрать обратную связь от сотрудников и при необходимости дополнить регламент.

Частые ошибки при составлении регламентов

Одна из ключевых ошибок — слишком длинный регламент. Никто не хочет читать длинные документы, и чем больше информации, тем меньше её усвоят сотрудники. Делайте регламент подробным, но кратким, чтобы каждая строчка имела смысл. Также важно включать всю необходимую информацию, чтобы минимизировать количество возникающих вопросов.

Советы по упрощению создания регламентов

Не пытайтесь сделать идеальный регламент сразу. Лучше иметь хотя бы простой документ, чем вообще ничего. При необходимости всегда можно доработать его. Записывайте процессы на диктофон, снимайте видео — главное, чтобы регламент был и выполнял свою функцию.